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昭通日报 办公室工作应练就十大基本功

发布时间:2014/7/10 9:18:47

  

 

 

办公室工作应练就十大基本功

  吴君尧

  办公室是一个单位的心脏和中枢,工作千头万绪,涉及方方面面,起着联系左右、协调各方“启、承、转、合”等作用。怎样做好办公室工作,结合开展党的群众路线教育实践活动和自身多年的经历感受,谈一些体会认识,与读者共勉。

  一、学习是基础

  学习是提升能力素质的主要途径。要把学习作为一种追求。学习是办公室工作人员终生必修的课题,是真正的看家本领。唯有广泛涉猎经济、政治、法律、哲学、历史等各方面知识,在知识结构上才能成为一名“杂家”。唯有不断加强业务知识学习,在工作业务上才能成为一名“专家”。唯有坚持作读书笔记,写心得体会,记工作日志,在储藏能量上才能成为一名“管家”;要把学习作为一种责任。“读书决定一个人的修养和境界,关系一个民族的素质和力量,影响一个国家的前途和命运。”因此,必须在思想上提高对学习上的认识,行动上快马加鞭,习惯上天长日久;要把学习作为一种快乐。“兴趣是最好的老师。”不论是学习什么知识,都要先培养学习兴趣,有明确的学习目标,有切实的学习成果。有了兴趣、有了目标而学习,就会获得无穷的学习动力,学习也才会有快乐。

  二、感悟是关键

  常言道:“师傅领进门,修行在个人”。要做好办公室工作,不仅要具备一定的知识能力,还要具备知识外的能力,这种能力书本上学不到、别人教不了,这就是悟性。要勤于思考。“学而不思则惘,思而不学则殆。”学而不思,等于食而不化;思而不学,自然根基不牢。我们对每一件事情都要认真梳理分析,冷静思考,找出规律,让思想在冷静的思考中飞跃升华。思索的过程,是一个痛苦的过程,只有经过这一过程,才会有灵感的闪现、智慧的迸发;要勇于实践。“业精于勤,荒于嬉;行成于思,毁于随”。实践出真知,实践出能力,只有在实践中才能创新提高。牛顿因苹果落地而得出万有引力定律,鲁班为齿草所伤而发明锯条。以上事例说明,正因为他们在生活中勤于思考,善于分析,才终有所悟。

  三、思路是前提

  思路是指引工作前进的方向,只有思路清、方向明,工作才能有序开展、稳妥推进,才能干出成绩,做出成效,事半功倍。思路要清。办公室工作人员思路是否开阔,对于做好办公室工作至关重要。要做到思路清晰,就应对办公室一定时期、一定范围的工作目标、任务、措施、办法进行理性思考,做到胸中有数;谋划要前。办公室工作要有超前思维,只有做到超前思考,提前谋划,才能抢占先机,争得主动。每一天、每一月、每一年的工作,一开头就要想好做什么、怎么做,做到知之在早,思之在先,谋之在前,切忌“只会低头拉车,不会抬头看路”,走一步,看一步;统筹要细。办公室面对的领导众多,工作事无巨细。如果统筹不到位,就成了热锅上的蚂蚁,杂乱无章,没有条理。因此,必须处理好“全局”与“一域”的关系,既要立足长远,又要着眼当前;既要考虑全局,又要兼顾局部。

  四、方法是灵魂

  要办成一件事,不一定要立即着手,而应该先进行一些筹划和步骤安排,做好充分准备,创造有利条件,这样才会提高办事效率。要权衡轻重。要发挥办公室的整体效能,沟通上下左右,做到上情下达、内外有别,看哪些事要及时办,哪些事可以暂缓办,哪些事要重点办,哪些事一般办,做到突出重点、条理清晰、忙而不乱;要创新办法。在处理问题上要创新办法,坚持灵活有度,不死板,不僵化,不放弃原则。

  五、服务是核心

  为领导服务,为基层服务,为群众服务是办公室工作的轴心。要服务好领导。重在“政”字上下工夫,紧紧围绕办公室工作,提供优质及时的服务,当好领导的参谋助手。在办理具体事务时要把握分寸,严格按领导意图办事,做到帮忙不添乱,解难不增忧,到位不越职;要服务好基层。从基层实际情况出发,沟通领导与基层之间的联系,上情下达,下情上传,让领导真实地了解基层情况,让基层及时把握领导的决策部署;要服务好群众。重在“情”字上下工夫,真正视群众为亲人、为父母、为弟兄姊妹,以情待人、以情感人。把服务群众当作自己第一职责,切实摆正位置,摒弃特权思想,做到传达领导意图不是作指示、协调各方工作不是下命令,调查处理问题不是当“钦差”。在权力所及的范围内尽可能为老百姓多办好事、多办实事。

  六、文秘是底气

  干事创业,当有底气支撑。底气足,则事业兴、工作顺。办公室人员要做到提笔能写、开口能讲、有事能办、遇困能解,展示大大方方的形象。要勤于总结。要善于从立意的高度上、思维的创新上、结构的严谨上、语言的精炼上多学习、多借鉴、多总结、多超越。在闲暇之余和每天晚上睡觉前抽点时间,对一个时段、一天的工作来一个“回头看”,及时查找梳理工作中的疏漏和经验教训,通过反思过去,总结成绩,改进不足;要善于提炼。对文稿材料的得失、成败原因要写在纸上、记在心里、装进脑海,进行思考提炼,形成一些有规律性、经验性的东西,举一反三,触类旁通,精益求精,为更好开展下一步工作打下坚实基础;要重于规范。按照“精细、严密、规范”的要求做好办公室的每一项工作,哪怕是一句话,一个标点符号都要做到反复推敲、仔细斟酌。不能只求应付、敷衍了事,而要尽善尽美、无可挑剔,做一件事、发一个文件都要严格规范,做成精品。

  七、言行是标尺

  办公室工作人员的一言一行,从某种程度上代表着单位的形象。说话要慎。办公室工作人员多为领导服务,其言行体现着领导的意图,人微而言“重”,因而必须“三缄其口”、“讷于言而敏于行”,讲话时刻分清场合、注意身份,切忌口无遮拦、胡言乱语;处世要妥。办公室工作要谨慎行事、把握分寸,要灵活处事、随机而动。

  八、协调是保障

  办公室处在沟通上下、联系各方的枢纽位置,肩负着单位正常运转、保持上下左右联系畅通的重任。要把握好协调工作的原则性、系统性、艺术性,沟通各方面的信息,理顺各方面的关系,化解各方面的矛盾,力求做到上下左右都满意。纵向要诚心。要协调好上级部门领导的关系和本单位领导与领导、领导与一般干部之间的关系,充分发挥领导优势,提高办公室的整体效能;横向要真心。在处理涉及多个方面和单位的工作时,要充分发挥办公室的牵头作用,遇到事情时主动与对方商量,对各单位在工作上的支持和重视要表示真心感谢。要多沟通和交流,保持密切联系,为办公室工作营造良好的外部环境;对内要公心。要开诚布公,坦诚相待,与领导、与同事之间建立起一种信任感,在工作时大家才能拧成一股绳,努力形成相互帮助、相互配合、精诚合作的良好局面。

  九、自律是底线

  办公室人员要做到心正、身正,干事创业才能经得起历史的检验、事实的检验、群众的检验、良心的检验,真正成为“三严三实”的组织者、实践者、推动者。自身要严。要保持清醒头脑,要保持艰苦奋斗的作风,要从方方面面严格要求自己,堂堂正正、清醒白白。稍有不慎,就可能犯错误、栽跟头;办事要公。办公室虽然不是权力机构,但有时也奉旨办差,办差也是一种事实权力的体现。因此,办公室工作人员,一定要做事公正,不徇私情,不谋私利,大事讲原则,小事讲风格。在大事上一定要泾渭分明,小节上时刻从严把握,哪些事能做,哪些事不能做,要有个底线,时时处处恪尽职守,踏踏实实干事,堂堂正正做人。

  十、成效是归宿

  办公室工作,难就难在规定的时间内必须做好规定的事,超过了时限,就没有意义。成效是落脚点,是归宿。要出成效,必须切合实际,苦干、实干。勿好高骛远。办公室工作者要知足者自安,止浮躁之心,要像蜜蜂采蜜一样,酿造一公斤蜂糖,必须在一百万朵花上采集花粉。“不积硅步,无以致千里。”办公室工作必须一步一个脚印,从眼前的、身边的小事做起,切忌好高骛远,追求一些可望不可及的东西;勿急功近利。在办公室工作,要有一种不图名、不图利,默默无闻,忘我工作的精神。不能贪图荣誉,追求短期效应,热衷于一些脱离实际、无中生有、轰动一时的工作,既害领导,也害自己,更害事业,误人、误己、误事。要甘做衬花绿叶,乐为吐丝春蚕,淡泊名利,宁静致远。

  总之,办公室工作很苦,很多时候苦不堪言;办公室工作很累,很多时候累及无辜。有两句话能更好地概括和体现办公室的工作,一句是“默默无闻做轰轰烈烈的事”,另一句是“辛辛苦苦做风风光光的人”。所以,办公室工作的人总是痛苦着并快乐着。

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